¿Piensas qué la publicidad que realizas desde tu empresa no da los resultados que esperas?

Seguramente es porque no te has planteado previamente unos objetivos concretos, ni has estudiado si tus potenciales clientes se encuentran en los canales que has utilizado para realizar una campaña de publicidad. O incluso, tan siquiera no has medido los resultados de dicha campaña. Si hubieras realizado un Plan de Comunicación, la campaña de publicidad que habrías realizado hubiera tenido un enfoque mucho más acertado y sabrías exactamente el resultado alcanzado. Frank Marshall, un afamado jugador de ajedrez, decía que “Un mal plan es mejor que no tener ningún plan”.

Así que déjate llevar por nuestro post, en el que te proponemos un trabajo planificado para tu empresa, como si de un viaje se tratara, que te ayudará a obtener mejores resultados y un mejor rendimiento en todas las parcelas de tu negocio.

icono¿Qué es un plan de comunicación?

El Plan de Comunicación de una empresa sirve para planificar todas las acciones comunicativas de una empresa, tanto internas como externas, convirtiéndose en una pieza importante para cualquier negocio. El Plan establece cuándo y cómo se van a poner en marcha las acciones estratégicamente establecidas con el fin de alcanzar los objetivos fijados por la empresa. Definir una estrategia de comunicación nos ayuda para contar al público potencial de una empresa qué puede ofrecer a sus clientes.

El Plan de Comunicación podrá tener estrategia interna y externa, dependerá de los objetivos marcados por la empresa. Para comunicar correctamente al exterior, será imprescindible una buena gestión interna. Muchas empresas no comunican correctamente a sus equipos cuáles son las prioridades estratégicas y esto se traduce en una errónea comunicación externa, y en defi nitiva en una pérdida de tiempo y dinero para tu negocio.

A menudo algunas empresas tienen la convicción de que el Plan de Comunicación es una herramienta compleja y necesariamente costosa, únicamente accesible para grandes entidades. Sin embargo, cualquier empresa, al margen de su tamaño y capacidad, debe tener su propia estrategia de comunicación, y puede permitirse un Plan de Comunicación adecuado a sus necesidades, económicamente viable, y en consecuencia un Plan que responda a las prioridades establecidas por la empresa. Por lo general, el Plan de Comunicación suele acabar generando unas necesidades que hasta su puesta en marcha la empresa no había percibido, y que a partir de su aplicación le ayudarán a obtener unos resultados más eficientes.

¿Qué es un plan de comunicación?
icono¿En qué consiste un Plan de Comunicación?

Si aún no te ha quedado claro, te contamos en qué consiste un Plan de Comunicación. El Plan de Comunicación recoge los objetivos, estrategias y acciones de comunicación que se propone realizar una pyme o una gran empresa. Contar con un Plan ayuda a las empresas a organizar sus recursos y los procesos de comunicación; y además sirve de guía a la dirección de la empresa, facilitando la orientación y evitando la improvisación a la que puede llevarnos el día a día. El Plan promueve el seguimiento y evaluación de los resultados, lo que nos hace cuestionarnos continuamente las acciones realizadas y adaptarnos más rápida y eficazmente a los cambios del entorno VUCA en el que vivimos.

icono¿Qué contiene un Plan de Comunicación?

Un buen Plan de Comunicación debe comenzar estudiando la situación actual del mercado y de nuestra empresa. Quizás uno de los aspectos más importantes será la definición de los objetivos de este Plan, ya que la estrategia que definirá las acciones que saldrán del Plan estarán enfocadas estratégicamente para conseguir los objetivos marcados. Debemos tener en cuenta que estos objetivos deben ser lo más concretos posible, y deben estar condensados con la empresa. Lo siguiente que debemos saber es a quién nos vamos a dirigir, nuestro target o público objetivo; cuánto más definido y mayor información tengamos, más fácil será llegar hasta él con los mensajes que desea escuchar. Estos insights o mensajes serán claves en la comunicación con nuestro público objetivo. Seguidamente, debemos definir los canales o plataformas a utilizar, tanto offline como online, y las acciones concretas que deben estar definidas en el tiempo y en base a un presupuesto establecido previamente. Finalmente, debemos establecer las kpi’s o indicadores clave que nos servirán para medir los resultados objetivos a partir de estas acciones y así poder evaluarlos y tomar decisiones en base a dichos resultados.

Fases del plan de comunicación de una empresa

Dos años es el tiempo estimado para desarrollar un plan, dependiendo de la envergadura del proyecto. A partir de ahí tendríamos que hacer un análisis de las kpi’s y del nuevo contexto dónde se desenvuelve la empresa y su producto para valorar un cambio de objetivos y por tanto de estrategia comunicativa. Una vez conseguidos los logros establecidos para el Plan de Comunicación, la siguiente etapa comienza a idearse para mejorar otros aspectos de nuestro negocio, como ampliar o fidelizar a nuestros clientes.

icono¿Para qué sirve un plan estratégico de comunicación?

El Plan Estratégico de Comunicación podríamos definirlo como el conjunto coherente de acciones planificadas para conseguir los objetivos específicos propuestos previamente por la empresa. Este Plan de Comunicación sirve tanto a grandes empresas como a pymes para trabajar una comunicación eficaz a partir de mensajes adecuados a cada uno de nuestros públicos. El Plan ayudará a tu empresa a establecer las ventajas competitivas de nuestros productos y la diferenciación con otras marcas.

La estrategia de comunicación es el resultado de un proceso de planificación, que se inicia con el análisis del entorno socio-cultural y del contexto de los mercados en los que se mueve nuestro producto o empresa, así como en la definición de los objetivos a alcanzar. La existencia de un buen Plan Estratégico de Comunicación marca la diferencia, ayudará a tu empresa a acercarse a tus potenciales clientes y a posicionarse en el mercado, diferenciándote de tu competencia. La elaboración del Plan no debemos dejarla en manos de cualquiera y menos su ejecución a la espontaneidad y a la improvisación.

iconoFinalidad y objetivos de un plan de comunicación

El principal objetivo de un Plan de Comunicación es planificar a medio y largo plazo, y de la forma más eficaz y rentable posible, los recursos de tu empresa, de una manera organizada y estratégica, optimizando los recursos económicos, materiales y humanos de tu empresa para alcanzar los objetivos planteados a partir de una serie de acciones planificadas en el tiempo y en los canales más próximos a nuestro público objetivo.

La finalidad del Plan de Comunicación será conseguir un mensaje unificado basado en los valores de tu empresa, y que puede tener un flujo bidireccional, esto es tanto hacía el interior como hacia el exterior, es decir tanto dirigido a los empleados de tu empresa como a tus clientes potenciales. Serán los objetivos planteados por la empresa los que definan hacia dónde dirigimos estratégicamente el Plan de Comunicación.

Comunicación interna y externa de una empresa

iconoLa importancia de tener un plan de comunicación

En los años 90 el foco de toda comunicación era el producto y sus cualidades o diferencias con la competencia; hoy es el consumidor y las relaciones emocionales que las marcas son capaces de establecer con sus clientes. El escenario ha cambiado, hemos evolucionado de las estrategias push de la publicidad tradicional a la comunicación pull actual, con la que intentamos atraer a nuestro público potencial a través de diferentes acciones de valor para ellos.

Mientras anteriormente el anunciante controlaba los canales de distribución, impactaba cuándo y cómo quería al consumidor; sin embargo, ahora todo cuenta ya que es el propio consumidor quien decide dónde, cómo y cuándo comprar. La comunicación se concentraba anteriormente en unos pocos medios masivos, lo que conocemos como los mass media, para obtener los mejores resultados; hoy la marca necesita estar presente en las conversaciones de los consumidores, formar parte de sus vidas, aportar valor al día a día del consumidor. Los consumidores son los verdaderos prescriptores de la marca, para bien o para mal, son ellos los que nos eligen y recomiendan.

La importancia de contar con un plan de comunicación es que nos ayudará a fortalecer la imagen de marca de nuestra empresa, definir incluso nuestra propia estrategia de negocio y trabajar del modo más eficaz y eficiente para conseguir los nuevos retos de presente y futuro para nuestro negocio.

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iconoBeneficios de disponer de un buen Plan de Comunicación

Ya seas una pyme o una gran empresa, todos necesitamos un Plan de Comunicación, con una estrategia marcada en base a las necesidades de tu proyecto, que te ayude a no desviarte erróneamente del camino. Los beneficios de tener un buen plan de comunicación para tu negocio son claros y evidentes, y afectarán positivamente a los resultados de tu empresa, tanto interior como exteriormente:

1.- Una comunicación más homogénea. Todo negocio comunica algo sobre sí mismo, tanto interior como exterior. El Plan nos ayudará a fortalecer la imagen de tu empresa en base a la estrategia establecida con un mismo mensaje.

2.- Definir la estrategia más eficaz para tu empresa. Analizar y consensuar en equipo los objetivos y estrategia marcada en el Plan, mejorarán la consecución de los objetivos empresariales.

3.- Tomar las decisiones más rápidas y acertadas. Tener una estrategia y planificación establecida a partir del Plan de Comunicación ayudará a tomar las decisiones correctas a todos los empleados con capacidad decisora.

4.- Campañas de publicidad más eficaces. Si definimos qué producto o servicio vender, qué mensaje utilizar y qué canal de comunicación usar para llegar a nuestro público potencial, tus campañas llegarán de un modo más acertado al consumidor, mejorando los resultados de las mismas.

5.- Reducir los costes de tu empresa y alcanzar mejores resultados. El proceso de planificación permite definir y optimizar los recursos necesarios para cada acción, consiguiendo los resultados deseados con la mayor rentabilidad.

6.- La evaluación constante nos ayudará a mejorar la eficacia de las acciones y conseguir los objetivos establecidos previamente.

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icono¿Cómo elaborar un Plan de Comunicación?

  • ANÁLISIS DE CONTEXTO Y CONCLUSIONES:

El primer paso es hacer un diagnóstico de situación sobre la cultura, compañía, competencia y consumidor. Será necesario establecer un proceso de investigación para conocer el entorno, recurriendo a la información existente, estudios e informes de fuentes fiables, así como a datos extraídos de diferentes herramientas digitales que nos den a conocer el ámbito digital.
Tener clara la situación actual de la empresa, tanto en lo interno como en lo externo, será clave en la elaboración de un buen Plan de Comunicación, es lo que conocemos como un DAFO, en el que se analizan tanto factores internos (debilidades y fortalezas) como externos (amenazas y oportunidades).

  • DEFINICIÓN DE OBJETIVOS:

Una vez extraídas las conclusiones del contexto actual, debemos definir qué queremos conseguir, los objetivos del Plan de Comunicación. Plantearnos objetivos de comunicación nos permite tener claro hacia dónde nos dirigimos y actuar en consecuencia; pero para lograr los mejores resultados, debemos concretarlos en objetivos reales, que nuestros recursos nos permitan alcanzar. Los objetivos deben ser lo que conocemos como SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y delimitados en el tiempo.

  • PÚBLICO OBJETIVO:

Para comunicarnos debemos conocer muy bien a quién nos dirigimos, teniendo en cuenta la necesidad de nuestro producto y sus hábitos de consumo. Nuestro público objetivo o potenciales clientes determinan desde los canales elegidos hasta el tono de la comunicación, de ahí la importancia de su definición. La concreción del target o público objetivo puede llegar hasta delimitar a nuestra buyer persona, una representación ficticia de nuestro cliente potencial construida a partir de información demográfica, comportamiento, frustraciones y motivaciones, con el objetivo de entender qué necesitan de nosotros y que esperan escuchar.

  • MENSAJES DE COMUNICACIÓN:

El siguiente paso será definir aquellos mensajes que vamos a comunicar a nuestro público a través de los canales y acciones que definiremos más adelante.
Para que el mensaje sea lo más efectivo posible debe ser coherente con los valores de nuestra empresa y dar respuesta a las necesidades de nuestro target, teniendo en cuenta las principales características diferenciadas de nuestro producto. El mensaje debe ser claro y preciso, con un lenguaje y un tono adecuado al público al que va dirigido.

  • ESTRATEGIA DE MEDIOS Y/O CANALES Y PLAN DE ACCIÓN:

El plan de acción es la parte más práctica del Plan de Comunicación, la guía o conjunto de acciones que establecemos para lograr los objetivos SMART definidos al inicio de nuestro Plan Estratégico de Comunicación. Aquí detallamos todas las acciones, a qué objetivo corresponde cada acción y en que plataforma, medio o canal lo vamos a comunicar, ya que debemos transmitir nuestros mensajes a través de los canales donde suela encontrarse nuestro público objetivo: participación en eventos, organización de reuniones, acciones comerciales, creación de contenidos o campañas de comunicación, etc.

  • DEFINICIÓN DE RECURSOS Y TIMING:

La definición de recursos viene establecida directamente por la empresa, y es imprescindible de cara a conseguir los mejores resultados posibles. Necesitamos saber con qué contamos y decidir cómo vamos a distribuir esos recursos de la forma más eficiente y eficaz posible. Hablamos principalmente de presupuesto, cuánto vamos a invertir para lograr los objetivos marcados, pero también de tiempo, recursos humanos y otras herramientas a tener en cuenta.
Tener un plan de acción nos permite organizar cada acción en el tiempo, detallando el cronograma o timing de tu negocio; en definitiva nos indica exactamente qué haremos y cuándo en base al dinero que se va a invertir en el Plan y los demás recursos disponibles para llevarlo a cabo.

  • SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS:

El Plan de comunicación no es algo estanco, sino todo lo contrario, es una guía que puede sufrir alteraciones en base al cambio de necesidades, recursos o datos evaluados. Por eso el plan de acción debe ser medible, debemos establecer unos indicadores de control en base a los objetivos marcados y acciones a realizar, que nos ayuden a evaluar de un modo cuantitativo los resultados obtenidos: alcance obtenido, conversiones conseguidas, etc.
Lógicamente, la medición es muy distinta dentro y fuera de internet. Pero si no se mide, no se puede saber si se está haciendo bien o mal; y precisamente ahí está la diferencia entre el offline y el online, ya que en el ámbito digital la medición es más sencilla y precisa, ya que tenemos métricas en las distintas plataformas que nos permiten realizar un seguimiento mucho más exhaustivo. La evaluación de resultados debe ser algo periódico y metódico, dependiendo de tu negocio y los objetivos planteados, semanal, mensual o trimestralmente.

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